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Fidéliser ses clients en organisant une soirée évènementielle : le bon plan !

En dehors des cadeaux, le meilleur moyen pour une entreprise de fidéliser ses clients est de leur organiser une soirée dédiée. Faites de cet évènement un véritable succès dont vos invités se souviendront longtemps. Suivez le guide.

Fidéliser ses clients en organiser une soirée évènementielle : le bon plan !

S’organiser des mois à l’avance

Associatif, entreprise ou particulier… Peu importe le contexte d’une soirée, sa réussite dépend beaucoup des préparatifs et des prestataires à qui vous ferez appel. Ce site est spécialisé dans l'événementiel. Entre les animateurs, les musiciens, les loueurs de salle, les hôtesses d’accueil, les imprimeurs ou les fleuristes, les professionnels qui gravitent autour de l’organisation d’évènements y sont très nombreux. Déposez sans plus attendre vos appels d’offres pour recevoir le plus rapidement possible leurs propositions de tarifs.

Toutefois, avant d’arriver à cette étape, pensez d’abord à fixer la date et l’heure de votre soirée. Le mardi et le jeudi sont les journées idéales. Évitez cependant les périodes proches des vacances scolaires et des fêtes de fin d’année. Soixante-dix pour cent de vos convives risquent tout simplement de décliner votre invitation. Dressez par la suite la liste des invités. En ayant une idée précise du nombre de personnes présentes, vous pouvez déjà aussi déterminer le lieu.

Sinon, le thème doit être également arrêté le plus tôt possible. De nombreux éléments de l’évènement dépendront en effet de cette information très importante comme le style de la tenue vestimentaire des invités, les animations ou les spectacles, ou encore la décoration de la salle et des tables. Une fois que vous avez toutes ces données en main, vous pouvez lancer la création et l’impression des cartons d’invitations et les distribuer. En vous y prenant à l’avance, vous aurez largement le temps de relancer les invitations sans réponse et d’ajuster le budget en fonction des éventuels désistements.

Conseils et astuces utiles

Et n’oubliez pas qu’il vous sera aussi plus facile de planifier et de répartir les tâches, bien en amont. Autrement, pour avoir le contrôle complet sur l’organisation de la soirée, mettez en place un calendrier. Cet échéancier pourra également faire office d’un check-up. Avec cette feuille de planification, vous avez ainsi une idée précise de ce qui est fait et de ce qu’il reste encore à faire. Cet outil est d’autant plus indispensable si plusieurs personnes participent aux préparatifs.

Attaquez-vous prioritairement à la recherche du lieu. En effet, les endroits réputés et convoités se réservent généralement des semaines, voire des mois à l’avance. Ne vous contentez pas d’une visite virtuelle sur internet. Les photos publiées sur les sites des loueurs de salle ne sont souvent pas fidèles à la réalité. Prenez plutôt rendez-vous et visitez. Comme cela aussi, vous maîtrisez l’itinéraire à prendre pour vous y rendre. Vous pourrez aussi imprimer le plan derrière le carton d’invitation dans le cas où la salle est difficile à trouver.

Enfin, excepté pour ceux qui disposent déjà d’une liste de bons et de sérieux prestataires dans leur carnet d’adresses, le recrutement des prestataires est aussi à programmer précocement. Ne vous contentez pas d’un seul professionnel. Multipliez plutôt les devis. Prenez le temps de bien comparer les prix et optez pour l’offre qui correspond le plus à votre budget et à vos souhaits en terme d’ambiance.

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