Comment tendre vers le zéro papier en entreprise pour faire des économies ?

Aujourd’hui, 8 entreprises sur 10 considèrent la conservation et l’archivage des documents comme un enjeu majeur. Pourtant, plus de 60 % ne sont pas équipées d’un système de gestion électronique de document (GED)

La dématérialisation consiste pour une entreprise à remplacer ses documents papier par des fichiers informatiques et la gestion numérique des flux de l’ensemble des données. Si elle paraît inévitable pour certains et irréaliste pour d’autres, la tendance qui se dessine actuellement est bien celle d’une suppression progressive des supports matériels.

Remplacer l’impression par l’archivage électronique

L’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe) précise que chaque salarié utilise entre 70 et 85 kilos de papier par an, soit trois ramettes par personne et par mois. La consommation de papier représente un coût non négligeable pour l’entreprise : 10.000 à 15.000 euros par an pour une société d’une centaine de salariés.

Il faut également ajouter les dépenses annexes telles que l’achat de cartouches ou la maintenance des imprimantes. Certaines personnes ont pris l’habitude d’imprimer leurs documents pour les étudier ultérieurement ou tout simplement parce qu’elles préfèrent la version papier. Pour éviter de tels gaspillages et retrouver facilement vos documents, la meilleure solution est l’archivage électronique. Cette dernière consiste à conserver des informations sous format électronique provenant de multiples sources comme un logiciel de gestion (comptabilité ou ERP, bons de livraison, CRM), un smartphone, Internet (extranet clients). En plus de vous faire économiser, l’archivage électronique permet de maîtriser les risques et préserver la pérennité de l’activité.

Le recyclage, un geste en faveur du zéro papier

Plusieurs gestes simples suffisent pour diminuer l’utilisation du papier : ne pas imprimer les emails, imprimer en recto-verso systématiquement, imprimer uniquement lorsque c’est indispensable… Pour mesurer leurs efforts, certaines entreprises mettent en place des indicateurs : quantité mensuelle d’impressions et de photocopies, coût annuel de l’achat de papier et de cartouches, nombre de courriers envoyés par la poste…

En attendant que l’usage du papier soit totalement écarté, il est toujours possible de recycler celui utilisé. Ce réflexe tarde à se mettre en place dans les entreprises françaises. Selon l’Ademe, si les Français recyclent en moyenne la moitié de leur consommation de papier ce n’est pas le cas des entreprises qui n’en recyclent qu’un quart.

La signature électronique pour digitaliser ses documents

La signature électronique est reconnue et vous fait économiser du papier. Il s’agit d’un procédé fiable qui permet de sceller un document électronique avec l’identité du signataire. Elle repose donc sur l’authentification et l’intégrité. La signature électronique a la même valeur légale qu’un document papier lorsqu’elle est associée à un certificat électronique. En plus de vous faire économiser du papier, elle permet : un gain de temps, une plus grande mobilité, une meilleure conservation des archives. Le contexte social tend à promouvoir des entreprises responsables et citoyennes avec l’importance de la RSE et la recherche d’un développement durable. La signature électronique représente une alternative très minorée alors qu’elle renvoie pourtant aux valeurs essentielles de l’entreprise.

Le zéro papier commence à se démocratiser et de nouvelles pratiques apparaissent comme l’envoi automatique de mails ou encore la gestion des tâches au sein de différents flux opérationnels (workflow). Tout porte à croire que dans les prochaines années, de plus en plus d’entreprises prendront conscience des enjeux qui y sont liés.