Groupement d'achats entre TPE / PME : bonne opportunité d'économie ou usine à gaz ?

Dans une entreprise, le second poste de dépenses concerne les frais généraux. Celui-ci peut représenter 10 à 15 % du chiffre d’affaires de la société. Le groupement d’achats permet aux TPE et PME d’obtenir des conditions plus favorables. Ce système comporte toutefois quelques limites

Un groupement d’achat correspond à un regroupement d’entreprises matérialisé ou non par un organisme dédié et qui a pour vocation de centraliser leurs achats afin qu’elles obtiennent des conditions plus favorables et des avantages auprès des fournisseurs. Si les achats groupés permettent souvent aux entreprises de réaliser d’importantes économies, ils peuvent se révéler risqués, notamment lorsque l’équipe en charge des achats centralisés manque d’expertise.

Réduire les coûts grâce à l’effet volume

Il n’est pas toujours évident pour les entreprises de se lancer dans l’achat groupé. Ces dernières ont souvent l’impression d’être les meilleures dans leur secteur et ne jugent pas utile de faire appel à d’autres sociétés pour réduire leurs coûts. Pourtant, le groupement d’achats entre TPE et PME présente de nombreux avantages et peut être une réelle opportunité pour ces acteurs. Il permet d’abord d’améliorer la compétitivité et la productivité. En effet, les volumes commandés étant plus importants, il est possible de négocier de meilleurs tarifs ce qui abaisse ainsi le coût unitaire des produits ou équipements nécessaires.

En cas de situation d’achat problématique, la responsabilité est facilement identifiable puisque moins de personnes sont engagées dans le processus d’achat. Ce système de fonctionnement contribue donc à réduire le risque d’erreur. La centralisation des achats permet également de décharger les acheteurs de certaines activités à faible valeur ajoutée pour leur confier des missions plus stratégiques. Enfin, le groupement d’achats acquiert un certain pouvoir de négociation par effet de levier dans la mesure où les commandes seront regroupées et augmenteront le volume d’achats.

Les limites liées au groupement d’achats entre TPE et PME

Pour bénéficier de cet effet volume, il est indispensable de travailler avec des entreprises aux problématiques proches ou similaires et qui exercent dans le même secteur d’activité. Il s’agit toutefois de potentiels concurrents à qui l’entreprise ne souhaite pas forcément dévoiler les produits qu’elle achète. Cela nécessite donc de trouver des partenaires qui ne sont pas en concurrence mais qui ont besoin des mêmes matières premières ou fournitures, une tâche qui n’est pas si simple… Le groupement d’achats ne peut être créé que si l’entité connait précisément ses propres besoins. En effet, les références consommées au sein de la société, leurs spécifications techniques, leurs conditions d’utilisation et fréquences de livraison doivent être déterminées pour faire le tri parmi les fournisseurs communs.

Autre inconvénient possible : l’équipe en charge des achats centralisés peut manquer d’expertise sur certains produits ou services. Ces derniers peuvent alors ne pas être conformes aux attentes des utilisateurs et générer de l’insatisfaction. Par ailleurs, une erreur sur un achat aura des conséquences démultipliées tant au niveau de la qualité, de la livraison que d’un point de vue financier car les volumes achetés sont plus importants.

Il faut souligner que le groupement d’achats ne peut convenir à toutes les entreprises. C’est pourquoi, la majorité d’entre elles met en place des systèmes hybrides, à mi-chemin entre la centralisation et la décentralisation. Par exemple, les achats peuvent être centralisés au sein de la société mais décentralisés au niveau des centres opérationnels ou des unités commerciales. Sur la base de ce type de modèle, les entreprises maximisent les avantages et minimisent les inconvénients liés au groupement d’achats. Aussi, il est vivement conseillé de se renseigner sur le groupement choisi avant de s’affilier. Désormais, les TPE et PME peuvent aussi se tourner vers des plateformes de groupement d’achats au fonctionnement plus souple.